Hvis du driver en lille virksomhed, kan nogle kunder vælge at betale med kontanter, og dem skal du selvfølgelig tage imod.
Men når kontanterne først ligger i din kasse, hvad gør du så?
Dansk lovgivning sætter klare rammer for registrering, indbetaling og brug af kontanter, og når du kender reglerne, undgår du sanktioner og bygger tillid hos din bank og dine samarbejdspartnere.
Hvorfor registrering er vigtig
Alle kontantbetalinger skal registreres i dit kassesystem. Når du registrerer kontanter korrekt, afspejler din omsætning det, du reelt har tjent, hvilket har betydning, hvis du en dag søger om lån eller skal vise banken et retvisende billede af din virksomhed.
Sådan bruger du de kontanter, du har i kassen
Når kontanter samler sig i din virksomhed, har du tre lovlige muligheder for at håndtere dem.
Indsæt dem via en pengeautomat. Mange danske banker, herunder FasterOikos og Nykredit, bruger en løsning fra Nokas kaldet "Kontanten," som gør det muligt at indsætte kontanter direkte på din erhvervskonto. Du kan finde din nærmeste boks og tjekke, om den modtager indbetalinger, på Nokas' hjemmeside, og derefter oprette en aftale med dem for at komme i gang.
Brug dem til småindkøb, inden for grænserne. Du kan betale mindre forretningsudgifter med kontanter, men dansk lov sætter klare beløbsgrænser. Fra marts 2024 kan du modtage op til 14.999 kr. pr. handel fra en kunde, og betalinger til leverandører skal være under 8.000 kr., hvis de betales kontant. Større leverandørbetalinger skal ske digitalt, ellers risikerer du at miste dit skattefradrag og hæfte for leverandørens moms.
Betal dig selv. Du kan også bruge kontanter til at betale dig selv, men hvordan du indberetter det afhænger af din virksomhedsform. I en enkeltmandsvirksomhed betragtes kontanthævninger som personlig indkomst, der allerede er beskattet gennem virksomheden, så du behøver ikke sende dem gennem et lønsystem, men du skal stadig indberette din B-indkomst. I et ApS er du ansat i selskabet, så al kontant løn skal gennem lønsystemet og indberettes via eIndkomst, ligesom enhver anden løn.
Sådan holder du dig på god fod med banken
Når du åbner en erhvervskonto, giver du banken et skøn over, hvor mange kontanter du forventer at modtage. Hvis dine faktiske kontantindtægter ender med at overstige det skøn, skal du fortælle det til banken. Ved at opdatere dit skøn undgår du unødvendige hvidvaskalarmer og viser banken, at du har styr på din virksomhed.
Praktiske råd til iværksættere
Registrér hver kontantbetaling i dit kassesystem, så snart den finder sted.
Gem kvitteringer for alle kontantkøb, så du kan trække momsen fra.
Indberet betalinger til leverandører over 8.000 kr. i kontanter til Skattestyrelsen via TastSelv Erhverv.
Kontakt banken, hvis dine kontantindtægter vokser mere end forventet.
Opbevar dit regnskabsmateriale i mindst fem år.
Afsluttende bemærkninger
Korrekt håndtering af kontanter beskytter din virksomhed mod sanktioner og bygger tillid hos både din bank og Skattestyrelsen. Uanset om du indsætter kontanter, bruger dem til småindkøb eller betaler dig selv med dem, er nøglen at holde styr på dokumentationen og overholde beløbsgrænserne.
Du kan lære mere i vores videoserie i fem dele nedenfor.
Videoserie: Lovlig kontanthåndtering
Brug for hjælp?
Hvis du er i tvivl om bankens procedurer eller har spørgsmål om dokumentation, kan du altid kontakte Finklusiv for støtte og vejledning.
